Законодательное и нормативное регулирование делопроизводственных процессов.

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
 ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ
 «РОССИЙСКИЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ИМЕНИ Г.В. ПЛЕХАНОВА»
САРАТОВСКИЙ СОЦИАЛЬНО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ (ФИЛИАЛ)

Факультет экономики и менеджмента
Кафедра истории, философии, политологии и социологии

«Допустить к защите»
Заведующий кафедрой
истории, философии, политологии и социологии
доктор исторических наук, профессор Демидова Е.И.
_______________________                   (подпись)
«___»_________2018г.



ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА
Направление подготовки 46.03.02 Документоведение и архивоведение направленность (профиль) программы
«Документоведение и документационное обеспечение управления»

ТЕМА: «Законодательное и нормативное регулирование делопроизводственных процессов (в различные исторические периоды)»

Выполнил студент 
Акубалиева Алина Сабитовна
Группа 73
                                          Научный руководитель ВКР
                                         д.пол.н., профессор
                                         Гришин Сергей Евгеньевич
                                                __________________________
                                                     (подпись)
                                             Автор работы
                                          _______________________
                                                     (подпись)



Саратов
 2018
      Содержание
      Введение…………………………………………………………………..3
      Глава 1. Правовое регулирование делопроизводства в дореволюционный период………………………………………………….6 - 27
      Глава 2. Нормативное регулирование делопроизводства в советский период ...………………………………………………………………………28-42
      Глава 3. Законодательное и нормативно –методическое регулирование делопроизводства в Российской Федерации…………………………….…43-57
      3.1 Правовое регулирование современного делопроизводства………43
      3.2 Возможности применения технологии Блокчейн…………………54
      Заключение…………………………………………………..…………..58
      Список использованной литературы…………………………………..60
      Приложение
      
      
      
      
      
      
      

      
      
      
      
      
      

    
    
    Введение
    Актуальность выбранной темы объясняется влиянием четвертой промышленной революции, протекающей в большинстве развитых стран мира. Современные информационно-коммуникационные технологии кардинально меняют делопроизводственные процессы, следствием этого являются не присущие предыдущим историческим периодам динамика и скорость совершенствования нормативно-правовой базы. Возникает вопрос – что в делопроизводственных процессах подлежит законодательному и нормативному регулированию.  Для ответа на данный вопрос необходимо провести анализ законодательного и нормативного регулирования делопроизводственных процессов в различные исторические периоды. 
    Цель дипломной работы – это исследование законодательного и нормативного регулирования делопроизводственных процессов в различные исторические периоды. 
     Цель определила постановку следующих задач:
    ? изучить законодательную базу, регламентирующее документационное обеспечение управления;
    ? рассмотреть нормативные акты, регулирующие делопроизводство в различные исторические периоды;
    ? исследовать нормативно-правовое и методическое обеспечение деятельности архива в различные исторические периоды;
    ? проанализировать современное положения государственного регулирования ДОУ;
    ? исследовать основные проблемы при совершенствовании законодательной и нормативно –методической базы, регулирующие делопроизводственные процессы.
    Объектом исследования является делопроизводственные процессы в различные исторические периоды.
    Предметом исследования выступают правовые нормы, регулирующие делопроизводственное процессы. 
    Методологическую базу данного исследования составляют две группы методов:
    1. Общенаучные методы: анализа – мысленное расчленение содержания предмета; синтеза – мысленное соединение признаков предметов; сравнения – установление сходства и различия между рассматриваемыми предметами; абстрагирования –процесс мысленного отвлечения от ряда свойств и отношений изучаемого объекта с одновременным выделением интересующих исследователя существенных свойств объекта; обобщения – логический процесс и результат мысленного перехода от единичного к общему, от менее общего к более общему.
    2. Частнонаучные методы познания: логический, историко – правовой, сравнительно – правовой. 
    В настоящее время регламентации делопроизводственным действиям уделяется особый интерес: разрабатывается законодательная база, нормативные документы, разработчики стараются как возможно наиболее отчётливо отобразить основную деятельность с документами. Исследование принципов организации делопроизводства неразрывно связано с историей её возникновения. Зародившись с появлением государства, к современному времени, оно приобрело все основные черты, существующие на данный момент.
    В работе использовались научные и периодические издания таких авторов, как Андреева В.И.,1 Гришин С.Е., Куняев Н.Н.,2Кузнецов С.Л., Кузнецова Т.В.,3 Ларин М.В.,4Храмцовская Н.А5.,и др. В их работах прослеживалась исследование законодательного и нормативного регулирования в делопроизводственных процессах, анализы различных процессов делопроизводство и их регламентация в организациях, изучение современного информационного поля как основа для электронного документооборота. 
    Нормативную и эмпирическую основу исследования составили исторические и современные нормативное правовые акты в сфере делопроизводства, государственные стандарты, правила и рекомендации. 
    Структура дипломной работы состоит из введения, трех глав их соответствующих параграфов, заключения, списка использованных источников.
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    

    Глава 1. Правовое регулирование делопроизводства в дореволюционный период
    Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.Организация делопроизводства в России складывалась веками и имеет глубокие корни. В историческом опыте принято выделять несколько периодов делопроизводства:
1) приказное (столбцовое) - ХV - XVII вв.
2) коллежское (коллегиальное) - XVII -XIX вв.
3) министерское (исполнительное) - XIX -XX вв.
    В период складывания Древнерусского государства(IX-XII вв.)  появляются такие виды документов как грамоты, договоры, которые являютсядипломатическим признанием Древней Руси мировой державой6.В «Повести временных лет» достаточно таких примеров как, заключении Олегом договора с Византией (907г)., тексты соглашений (911, 944, 971гг). В XI в. были созданы выдающиеся письменные памятники русского права: Русская Правда, Правда Ярослава, Правда Ярославичей. К началу XII в. они были объединены в Краткую правду.
    В период XIII-XV вв. развитие феодальных отношений фиксировалось в частноправовых актах (вкладные, купчие грамоты на землю и иное имущество, кабалы закладные, заемные, служилые, на заем денег, движимого и недвижимого имущества и др.). Появляются письменные памятники права — судные грамоты. Судебная деятельность сопровождалась составлением судных списков» правовых грамот, бессудных грамот» мировых. Появляются лица, владеющие приемами работы с документами  - дьяки.Должность, права и обязанности наглядно показаны в приложение №1. Документы писали на дорогостоящем материале — пергаменте. 
    Данный период характеризируется как время  накопления опыта в области составления документов, когда формировались традиции в оформлении документов, устанавливались приемы их удостоверения — подписи, скрепы, печати, возникали стадии написания документа — черновик и беловик. Однако говорить о делопроизводстве как о системе определенных правил в период существования Древнерусского государства и во время феодальной раздробленности нельзя. 
    Приказное делопроизводство как система начинает складываться после образования в конце XV в. Русского централизованного государства и активно развивается на протяжении XVI-XVII вв.Приказная система прошла в своем развитии ряд стадий: приказа как разового поручения; приказа как постоянного поручения; приказа – «избы»; приказа как государственного органа с самостоятельными структурными подразделениями.
    Необходимо отметить, что делопроизводство как система возникает вместе с образованием аппарата государственного управления, который нуждается в документировании своей деятельности и в обмене документированной информации между составными частями по вертикали и горизонтали. Приказы ведали управлением, сбором налогов и судом. С усложнением задач государственного числа приказов росло. В приказах постепенно формировался слой профессиональных чиновников из незнатных служилых людей - знатоков своего дела, современем начавших оказывать влияние на решение государственных вопросов7. 
    1. Рассмотрим технологию работы с документами в приказах. 
    2. В период приказного делопроизводства царь издавал указы, жалованные грамоты, акты. Боярская дума издавала приговоры. В середине XVI в. усиливается законодательная деятельность государства. Были созданы такие законодательные акты как Судебник 1497г., Судебник 1550г., Соборное уложение 1649 г.8
    3. Производство дела в приказах начиналось либо с момента поступления входящего документа, либо с подготовки инициативного документа по указанию боярина или царя. 
    4. В период приказного делопроизводства зачастую документы проходили множество ненужных инстанций, подолгу задерживались без необходимости у отдельных исполнителей, прежде чем попадали по назначению.
    5. Сложился определенный порядок составления документа в приказе. Подпись растягивалась во всю ширину документа с целью охраны от подделки. 
    6. Документы, относящиеся к одному делу, подклеивались один к другому, места склеек заверялись дьяком с оборотной стороны подписью. Чтобы ознакомиться с делом, необходимо было развернуть столбец, а читая, сворачивать его. От такого обращения документы быстро ветшали. Документы этого периода имели форму свитка, длина свитка часто была весьма значительной.
    Остановимся на них подробнее, устанавливая законодательным порядком организацию деятельности судебных органов, они регламентировали состав документов, правила оформления некоторых из них, порядок рассмотрения, а также, что представляется очень важным и необходимым для делопроизводства, устанавливает ответственность должностных лиц за недобросовестную работу с документами и меру ответственности за допущенные нарушения.
     Начало формирования законодательного регулирования стал Судебник1497 г. В нем были сформулированы основные принципы управления, важнейшие для развивающегося государства9. Была установлена разница между судебной деятельностью великого князя и бояр, определен порядок деятельности боярского суда, распределены обязанности наместников в области местного управления и судопроизводства. Впервые законодательно закрепляется технология защиты документов от подделки: особое внимание уделялось на обязанность скрепления подписью дьяка и печатью великого князя или боярина важнейших документов, в частностисудебного решения.
    Судебник 1550 г. установил, чтобы дьяк обязан хранить все записи судебного заседания. Подьячим запрещалось держать дела у себя. За нарушение им грозило наказание торговой казнью и лишение права впредь исполнять обязанности, иногда смертной казнью. Документы хранили в ларях либо сундуках, внутри в ящиках, мешочках, в шкафах. Сформировалось понятие архива как сборник исторических документов и документов государственных учреждений. 
    В этот период изменяется способ документирования: на смену уставу и полууставу приходит скоропись, пергамент заменяется бумагой. В статьях Судебника 1497 г. указывались документы, которые сопровождали решение многих вопросов такие как подготовка документов для рассмотрения высшим боярским или же судом, регистрация документов и т.д. В Судебнике 1550 г. (ст.97) процесс управления основывался на законодательных установках. Должностные лица руководствовались единым законом, включавшим в себя нормы уголовного, гражданского и административного права.  Основной контроль был направлен на финансовые документы.  Контроль осуществлялся с помощи особых книг, например, каждый месяц в приказах составлялисьфинансовые книга, велись книги «вершенных дел» и книги дел, посланных к розыску10.
     В данный период происходит структурирование документов. Так в Уложение 1649 г. был введен ряд норм о порядке письменного оформления договоров, установлена форма договора— крепости, особого юридического документа, которым обычно оформлялисьсделки на земельное владение11. Исходя из норм закона и делопроизводственной практики складывались формуляры каждого вида документа, тексты имели определенную форму построения и унифицированное оформление.
    По царскому указу 1683 г. челобитные принимались подьячими и записывались в книгу. В наказе 1697 г. тобольскому воеводе предписывалось полученные грамоты записывать в особую книгу с указанием времени получения, имени подателя и их содержания. Правильности регистрации челобитных придавалось большое значение. 
    В первой четверти XVIII в. в России сложилась новая система государственных учреждений и особая форма феодально-крепостнического государства — абсолютная монархия.Формируется коллежское делопроизводство. Изменения в делопроизводственных процессах на наш взгляд, связаны прежде всего, с административными реформами Петра I, коренным образом изменившими систему государственных учреждений и управления, а также принцип принятия решений, который стал коллегиальным, что означало принятие решения голосованием.Кроме того, указом 1700 г. столбцовая форма делопроизводства отменена и заменена листовой. В результате реформ высшим светским учреждением стал Сенат, церковным — Синод. Центральные учреждения приказы были заменены коллегиями. Преобразованы местные учреждения. Созданы бурмистерские избы, городовые магистраты, ратуши губернские и провинциальные канцелярии12.
    По принципу принятия решений делопроизводство XVIII в. стало называться коллежским. Основой деятельности системы государственных учреждений России XVIII в. стало законодательство. Законодательными актами закреплялся как факт создания учреждений, так и их функции, штатный состав, должностные обязанности чиновников, организация делопроизводства.
    Присутствие коллегии состояло из президента, вице-президента, четырех советников и четырех асессоров. Президент мог иметь личного секретаря. Конторы создавались для ведения «счетных дел».  В коллегиях также предусматривались должности вахмистра, фискала.13Большое внимание уделялось охране интересов государства и государственной тайны. В главе 1 Генерального регламента предписывалось, что тайные дела должны содержаться в тайне.  Регистрация ставила задачу охраны документов и выполняла роль справочного аппарата14. Особенно выделяется контроль за их исполнением, так при Петре I образуются органы контроля. По указам от 2 и 5 марта 1711 г.   создается специальная централизованная надзорная система и учреждается должность фискала. Это четко прослеживается в приложении № 2. 
    Генеральный регламент узаконил необходимость регистрации и контроля за исполнением документов и регламентировал технологию их ведения. Была введена обязательная регистрация документов, которые регистрировались в журналах, названных: «повседневная записка», «росписи», «регистратура» — книги А.В.С.Д. Генеральный регламент ввел понятие об архивах. В 44-й главе установлено, что архивы делятся на три категории:текущие, создаваемые при канцеляриях;ведомственные (архивы коллегий);государственные (исторические), в которые всеми коллегиями передавались документы, нужны для справок.15Документы хранились в текущем архиве три года и помещались в обложку, на которой указывалось краткое содержание дела, даты его начала и окончания.16
    В XVIII в. утверждается термин «архив» для обозначения хранилищ документов. В Генеральный регламент 1720 г. была внесена глава «О архивах», в которой утверждается, что документы и дела хранятся в канцеляриях три года. Также была создана новая система органов управления с единой структурой учреждений, сложилась строгая иерархия учреждений и должностных лиц.17Реформаторская деятельность в административной сфере оказала большое влияние на состав официальных документов и их формуляр. Возникло много новых видов документов, некоторые получили новые наименования. Их определения даны в Генеральномрегламенте.Виды документов, служившие для обмена информацией между учреждениями, определялись их соподчиненностью.Порядок рассмотрения дел в коллегиях и должностные обязанности чиновниковможно посмотреть в приложении №3.
    В XVIII в. появляется новый вид документа — протокол. Его назначение, правила составления и оформления подробно изложены в специальной статье Генерального регламента. Частные лица продолжали обращаться в государственные учреждения в форме челобитных, затем их стали называть «прошения челобитчиковы». В последней четверти XVTII в. за этим видом документа прочно закрепилось наименование «прошение».18
    Коренным образом изменился формуляр документа в связи с переходом на листовую форму ведения делопроизводства.Из текста выделяются реквизиты: адресат, автор, вид документа, подпись, дата составления, дата получения документа, скрепы, регистрационные номера. Легко определить вид документа в XVIII в., так как наименование вида почти всегда указано в документе. 
    Введение в 1722 г. в действие «Табели о рангах» повлияло на документирование, так как с этого времени при письменном обращении к должностному лицу стали употреблять титулы: высокопревосходительство, превосходительство, высокородие, высокоблагородие, благородие.
    Законодательный акт «Учреждения для управления губерний»19 определил процедуру обмена документами между учреждениями. Губернаторы получали указы, они же представляли рапорты, доношения, присылали учреждениям губернии предложения, получая от них представления.
    В указе от 27 апреля 1722 г. «О должности Сената» было подробно описан порядок обсуждения вопросов. Дела слушались в порядке, определенном реестром. Обер-секретарь докладывал присутствию дела постепени их важности. Решенные вопросы записывались в протокол и подписывались всеми членами Сената.20
    В XVIII в. на документе перед текстом стали указывать наименование вида документа и, иногда, его краткое содержание: «рапорт о получении указа». Документы в XVIII в. обязательно подписывались должностными лицами. В левом нижнем углу документа проставляли дату подписания: «Января 21 дня 1753 года». Исходящий регистрационный номер писали вдоль поля документа. При получении документа в левом верхнем углу проставляли входящий регистрационный номер и дату получения: «Получено июля 15 дня 1745 года». Документы в ряде случаев скреплялись печатью.
    Благодаря законодательным актам Петра I был изменен характер работы площадных подьячих. Законодательные и распорядительные акты имели свои названия, например,указы, регламенты, протоколы, резолюции, приговоры, инструкции, наказы. В названии документов появилась иноязычная терминология. Главная особенность коллежского делопроизводства заключается в том, что в этот период начинается последовательное регулирование делопроизводства законодательством.
    Основу исполнительского делопроизводства заложила Екатерина II, начавшая осуществлять административную реформу.В 1775 г. Екатериной II осуществлена административная реформа, в результате которой был издан закон, названный «Учреждения для управления губерний Всероссийской империи».21
    В результате реформы в 1775 г. были ликвидированы все коллегии (кроме Военной, Морской и Иностранных дел), их функции переданы местным учреждениям. В созданных учреждениях сохранилась структура коллегий, состав чиновников, организация работы с документами. Все решения принимались в общем присутствии, а технологический процесс обработки документов осуществлялся в канцелярии. Сохранился коллегиальный принцип принятия управленческих решений.
     Для нашего анализа имеет значение тот факт, что Губернская реформа 1775 г. в корне изменила систему центрального управления в Российской империи. В ее основу было положено разделение функций управления: административных, финансовых, судебных. Закон 1775 г. особенно четко установил определенный порядок «для сообщения властей и мест», т.е. порядок переписки между государственными учреждениями различных уровней. От вышестоящих подчиненным направлялись указы; подчиненные направляли в вышестоящие инстанции рапорты и доношения; равные инстанции посылали друг другу предложения и сообщения.22
     Традиционно принято считать, что исполнительное делопроизводство возникло в результате административных реформ Александра I. В начале XIX в. система государственных учреждений России была подвергнута серьезной корректировке. Высшими государственными учреждениями стали: Правительствующий Сенат, Комитет Министров, Государственный совет, позже во второй половине XIX в. создан Совет Министров. Коллегии были заменены новыми центральными учреждениями — министерствами. Местные учреждения осуществляли свою деятельность в соответствии с законом 1775 г. и почти не претерпели изменений.
     Министерское делопроизводство основывалась на двух принципах: единоначалия и иерархии. Создание министерств положило начало новому этапу развития системы управления и делопроизводства в России. Основой организации деятельности новых центральных органов управления стал принцип единоначалия. В основу было положено точное исполнение указаний руководства. Для укрепления и улучшения центрального правительственного аппарата манифестом от 8 сентября 1802 г. были созданы первые восемь министерств. В отдельных министерствах постепенно утверждается принцип единоначалия, который повсеместно распространился после преобразований.
    Нормативные документы, определившее развитие министерской системы делопроизводства проявился в манифесте «Общее учреждение министерств». В нем законодательно закрепило единообразие в организационном устройстве министерств. Принцип единоначалия, положенный в основу министерской системы, означал, что управленческие решения принимаются единолично конкретным должностным лицом в рамках его компетенции.23
    Второй важный принцип, положенный в систему министерской реформы, — принцип иерархии означал строгое распределение функций управления между структурными подразделениями и обязанностей чиновников по их реализации. Структуру министерств можно просмотреть в приложении № 4. Принцип иерархии означал последовательность подготовки решения и обязательное участие в этом процессе всех структурных подразделений и должностных лиц — от нижестоящих к вышестоящим. Внедрение этих принципов в организацию управления оказало влияние на структуру и делопроизводство министерств.
    Единство структуры, штатного состава чиновников и их должностных обязанностей позволило установить единый порядок в организации делопроизводства. Компетенция должностных лиц в вопросах управления определила состав управленческих документов министерств. В указанных нормативных актах четко были определены виды документов, которыми сообщались между собой органы власти и управления.24
    Директор департамента обладал правом направлять министру записки (докладные записки), представления; в департаменты других министерств — отношения, подчиненным — предписания. Начальник отделения обращался в другие отделения своего министерства в форме записки, в отделения других министерств — в форме отношения. Начальники отделений имели право подписывать запрос в архив о необходимости получения из него сведений. Ход заседания совещательных органов фиксировался в журналах.
    Важная деталь в параграфе 262 «Общего учреждения министерств» впервые регламентирована зависимость юридической силы документа от правил его оформления: «Предписания Министров только тогда признаются действительными, когда они имеют установленную форму».25
    К «Общему учреждению» приложены четыре формы переписки, служившие эталоном для составления и оформления официальных документов. Они составлены на бланках с угловым расположением реквизитов. Бланк включал: наименование учреждения-автора, наименования структурных подразделений, дату подписания документа, исходящий регистрационный индекс, краткий заголовок к тексту. Позже появляется ссылка на номер инициативного документа. В правом углу документа указывался адресат.
    Документы в XIX в. обязательно имеют подпись и скрепу, в которых указывают наименование должностей. Первоначально бланки писали от руки, но с 20-х годов XIX в. их стали изготовлять типографским способом. Организация работы с документами, названная в «Общем учреждении» «образ производства дел», включала пять составных частей: порядок вступления дел;
     движение их, или собственно так называемое производство; отправление дел; ревизию; отчеты.
    Первые три части устанавливали путь прохождения документов от момента их получения или создания до завершения исполнения и отправки, причем в каждом структурном подразделении, начиная от канцелярии министра и заканчивая столом и «особенными установлениями». Структура документопотоков, как входящих, так и исходящих документов, ставилась в зависимость от заключенной в них информации. Например, вся переписка министерства делилась на два потока: переписка министра; переписка департамента.
    «Общее учреждение министерств» определило компетенцию министра и директоров департаментов в рассмотрении управленческих ситуаций, поэтому распределение всех входящих и исходящих документов между ними не вызывало особенных затруднений.26
    В XIX в. документы регистрировались в журналах. Ежемесячно в структурных подразделениях проводилась «ревизия дел», т.е. был внедрен систематический контроль за исполнением документов. По его результатам составлялись «ведомости» о количестве исполненных и неисполненных документов. В конце года составлялась общая ведомость по министерству.
    Ежегодная деятельность министерств заканчивалась отчетом. Отчетов было три: отчет в суммах» отчет в делах, отчет в видах и предположениях к усовершенствованию каждой части. Для каждого отчета существовал особый порядок составления и представления. Со всех исходящих документов снимались копии, которые сдавались в архив министерства, где на них составлялись описи. «Общим учреждением министерств» установлены единые принципы организации деятельности министерств и делопроизводства. Специфика каждого из них нашла отражение в положении о каждом министерстве («частные учреждения»).27
    В XIX в. появляется новый вид нормативных документов – Уставы. 
    Общегосударственные нормы в делопроизводственной сфере, заложенные в «Общем учреждении министерств», требовали изменений и развития. Отдельные ведомства пытались самостоятельно упростить делопроизводственный процесс. Например, к канцелярии попечителя Московского учебного округа внедряются элементы механизированной обработки документов: пометки на них наносились с помощью механических нумераторов или штампов.
    На всем протяжении XIX в. активно развивались другие системы документации. Для XIX в. характерно то, что некоторые из них приобретали законченную форму в виде Уставов, в которых подробно регламентирован состав документов системы, правила их составления и оформления, а также приложены образцы форм документов. С середины XIX в. неоднократно предпринимались попытки сокращения числа документов. Данные меры по сокращению делопроизводства закреплены в специальных законодательных актах, изданных в 1831,1852,1860 гг.
    «Порядок вступления дел» четко регламентировал направление документопотоков. Исполнение было определено отдельно для канцелярии министра, департамента и т.д. При распределении документов по департаментам, директор канцелярии проставлял дату поступления и докладывал о них министру. После исполнения документы скреплялись директором департамента и подписывались министром. 
    В делопроизводстве учреждений XIX в. были установлены четкая группировка документов в первичные комплексы и организация их хранения. К делам составлялись внутренние описи документов, в которых указывались дата поступления документа в учреждение, наименование вила, количество листов, страница дела и особые отметки. Благодаря этому обеспечивались сохранность документов и быстрота их поиска.
    Все входящие и исходящие документы располагались внутри дела в хронологической последовательности. Листы дела нумеровались. На последней чистой странице делалась заверительная надпись, а также количество пронумерованных листов, дата, подпись секретаря или столоначальника.
    Для хранения дел и деловых бумаг в каждом учреждении создавался архив, который делился на текущий и окончательный. В этот архив предписывалось сдавать дела по истечении трех лет28. Для сдачи дел в архив составлялась опись всем делам за год, которая имела три графы, где указывались порядковые номера дел, их заголовки и количество листов. В архиве составлялось два вида описей: общая и частная. Был установлен порядок уничтожения дел. 
    В «Общем губернском учреждении»29 перечислялись категории дел, подлежавших уничтожению через 10 лет. Заведовал архивом архивариус. В штате архива были писцы.30 По закону от 20 февраля 1828 г. обязанности архивариуса состояли из принятия дел, проверка их по описи, организации их хранения, систематизации дел, составлении описей, выдаче справок. Дела, оконченные производством должны, были быть пронумерованы, имеющие внутреннюю опись.
     В начале XIX в. смена коллегий и принципов управления сопровождались детальным урегулированием процесса документирования законодательными актами. Возникают новые виды документов, где для каждого устанавливались правила их составления.
    Изобретение в последней трети XIX в. пишущих машин, гектографов, вывело на новый уровень культуру документирования, ускорило изготовление документов, что с одной стороны имело нормативным последствиям, но с другой стороны способствовало экономию времени и средства.
    Возникла проблема объемов циркулярных документов. Решение проблемы было связано с рационализацией делопроизводственных процессов. Так,  в канцелярии попечителя Московского учебною округа была упрощена обработка документов: пометки на документах делились с помощью механических нумераторов и штампов; от руки или штемпелем проставлялась фамилии. 
    Рационализацией делопроизводства в Управлении казенных железных дорог занимался инженер-путеец И.И. Рихтер. Он разработал номенклатуру дел управления Николаевской железной дорогой. Рихтер считал, чтоулучшение делопроизводства находится в прямой зависимости от технического оборудования делопроизводственных служб.31Особое внимание в Положении обращалось на составление и оформление документов. В нем определялось, какие документы пишутся на бумаге.  Существовали бланки двух видов: со штатным названием должности лица, от которого документ исходит, и с названием управления. 
    Все секретные документы для ускорения работы с ними были разделены на две категории: «секретные» и «не подлежащие оглашению». По срокам исполнения документы делились на три категории: «текущие», «чрезвычайные» и «не терпящие времени». Документы «текущие» исполнялись по заранее установленным срокам и правилам. Документы «чрезвычайных сроков» требовало особенных, чрезвычайных мер. В первую очередь исполнялись документы «чрезвычайные» и «не терпящие времени».  Срок исполнения этих документов был от 2 до 6 недель.Особым этапом делопроизводства объявлялась «ревизия дел». «Ревизия дел» — это проверка исполнения документов — в министерстве проводили начальники отделений и директора департаментов, в присутственном месте — губернатор.  Программа ревизии дел определялась следующим образом: 1) В порядке ли дела содержатся; 2) Верно ли составляются им заглавия; 3) Нет ли медленности в делопроизводстве; 4) Не задерживается ли окончание дела требованием таких справок, в которых нет существенной надобности.
    Таким образом, многие ведомства предлагали эффективные меры по рационализации делопроизводства: четкое разграничение функций управления, различные способы сокращения числа документов, организация фактического контроля за исполнением документов, четкую последовательность обработки и исполнения документов, централизованная регистрации и техническое оборудование.
    Обращение к нему в первую очередь было связано с реформой министерского делопроизводства начавшейся 31 марта 1851 года с учреждения Комитета по сокращению делопроизводства и переписке по гражданскому управлению. Практически через год 28 января 1852 года было принято Величайшее утвержденное мнение Государственного Совета «О сокращении делопроизводства и переписки по гражданскому управлению».32  В нем министрам и главноуправляющим учреждений и ведомств предписывалось «постоянно заботиться об изыскании средств к уменьшению переписки и упрощению канцелярского производства». Таким образом, реформирование было связано в первую очередь с делопроизводственными технологиями, которые начинают рассматриваться не только сквозь призму законности принимаемых органами власти решений, но и с точки зрения их эффективности в управленческой деятельности. В значительной степени реформирование делопроизводства коснулось Министерства внутренних дел.
     Как отмечал историк и археограф С. А. Андрианов в зависимости от «умножения и усложнения делопроизводства» штатная численность Министерства внутренних дел постоянно увеличивалась. Рост численности чиновников в свою очередь тяжелым бременем ложился на государственные финансы, что и обусловило проведение реформы, направленной на упрощение канцелярской работы в министерстве и сокращению переписки. 
    На протяжении всего XIX и начала XX вв. осуществляется законодательная регламентация делопроизводства высших, центральных и местных учреждений. Благодаря принятой в то время системе кодификации законодательства в Сводах законов Российской империи достаточно легко получить подробные сведения о законодательной регламентации делопроизводства учреждений любого уровня. Своды законов начинают издаваться с 1832 г. Затем, пополняясь новыми узаконениями, переиздаются в 1842, 1857 и последующие годы. Первые два тома Сводов содержат узаконения, касающиеся верховной власти, деятельности высших, центральных и местных (губернских, уездных) учреждений, включая их делопроизводство.
    Особенностью организации делопроизводства в этот период являлась не только ее четкая законодательная регламентация, но и появление достаточно обширной делопроизводственной литературы, в том числе и работ теоретического характера. Большое значение в этот период имели письмовники - сборники образцов документов. Первые такие сборники появляются уже во второй половине XVIII в., а с конца XVIII -- начала XIX вв. начинают издаваться регулярно. Известно более ста таких сборников, изданных до 1917 г. 
    Цель изд.......................